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Diciamocelo, gestire la posta elettronica è una vera seccatura. Non facciamo in tempo a svuotare l’inbox che è di nuovo colma dopo poche ore!
Ci vorrebbe l’aiuto di Marie Kondo. Ma possibile che non ci sia un modo per pulire la inbox senza spenderci troppo tempo? Ovviamente c’è, anzi, c’è più di un modo per una gestione email ottimale, efficace e che non faccia perdere messaggi importanti, perché il problema è proprio quello: se la casella di posta elettronica è piena, rischi di perdere i messaggi davvero importanti, quelli dei clienti o dei nuovi contatti che potrebbero diventare tali, se tu non perdessi le loro richieste di informazioni.
Gestire la posta elettronica è fondamentale
Avere una casella di posta elettronica ordinata e funzionale è importante per tutti, ma ancora di più lo è per chi con l’email lavora. In questo caso gestire il flusso dei messaggi è vitale e non puoi certo farlo manualmente, ancor più se si tratta dell’email aziendale.
Se hai, per esempio, una casella di posta di Google, Gmail, hai davvero molto spazio a disposizione. Ma più spazio non significa meno caos, al contrario, proprio perché si pensa “tanto ho spazio”, che si diventa più pigri nella gestione dei flussi.
Se usi l’ email all’interno di una strategia di marketing devi necessariamente programmare la pulizia periodica dell’inbox, devi impostare filtri ed etichette, in modo da avere sempre i messaggi davvero importanti sotto gli occhi.
Parliamo poi di spam, ce n’è sempre, come la gramigna, più lo elimini e più rispunta. Ci vuole una soluzione definitiva che ti tenga alla larga questa tipologia di messaggi che non fanno altro che succhiare spazio e nascondere le email importanti.
Quindi, per non avere nessun problema , è bene automatizzare tutto il processo e con una casella di posta Gmail ci sono molte possibilità in tal senso.
Automatizzare la posta elettronica, ti fa risparmiare tempo
Quando ti ritrovi con una casella di posta elettronica sommersa dai messaggi, fare una cernita tra quelli che ti interessano e quelli che puoi cestinare diventa un lavoro non solo noioso, ma che ti porta via molto tempo. Certo, se giornalmente controlli la casella email, mantenere l’ordine è un po’ più semplice, ma comunque noioso.
La soluzione, soprattutto quando la mole di messaggi ricevuti inizia a essere importante, è quella di automatizzare il processo.
Per esempio, puoi creare dei messaggi di risposte standard per tutti quei messaggi che si ripetono nel tempo, questo assicurerà una risposta ai clienti e al contempo non ti farà perdere tempo come se lo facessi tu manualmente.
Rispondere alle domande frequenti
Se sei un imprenditore puoi trovarti a dover rispondere giornalmente a una serie di richieste di informazioni, le cosiddette FAQ.
Rispondere quotidianamente a questa tipologia di domande diventa un secondo lavoro. Del resto, però, non farlo può significare perdere molte possibilità di avere nuovi clienti o di fidelizzare quelli già acquisisti. Queste domande, infatti, solitamente sono inerenti ai tuoi servizi o prodotti, informazioni che gli utenti necessitano per compiere, eventualmente, l’acquisto.
Anche in questo caso si possono utilizzare delle risposte automatiche ai messaggi per le domande più frequenti, prendendoti il tempo per rispondere personalmente a quelle più particolari.
Impostare filtri ed etichette
Gmail, ma anche altre caselle di posta elettronica, ti permettono di applicare filtri ed etichette per arginare i messaggi dell’email marketing o peggio ancora di spam.
Applicando le giuste etichette si possono individuare i messaggi di posta utili a colpo d’occhio, senza avere il bisogno di creare sottocartelle per la gestione email. Creare un’etichetta è semplice, basta selezionare il messaggio che si vuole etichettare e cliccare sul pulsante corrispondente.
Con i filtri è la stessa cosa, impostarli con Gmail è molto semplice e si possono utilizzare anche quelli avanzati, così da selezionare in modo personalizzato i messaggi più pertinenti alle tue esigenze.
Quando il lavoro richiede l’aiuto di una squadra
Chiaramente se la mole di lavoro della tua azienda è importante, dovrai delegare la gestione della posta elettronica, sia per quanto riguarda i flussi in entrata si a per quelli in uscita. Se per esempio stai gestendo una campagna di email marketing, dovrai avvalerti di figure professionali che possano facilitarti il lavoro.
Dovrai scegliere le figure professionali più utili alla tua azienda che possano aiutarti non solamente dal punto di vista prettamente tecnico, ma che possano sviluppare per te delle strategie di marketing mirate per la promozione sul web della tua azienda. Contattaci per saperne di più.
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